Ведение учета доходов и расходов диджея. CRM-Система на базе Numbers.

Большинство диджеев, как зарабатывающих пару тысяч в месяц, так и полностью обеспечивающих свою семью за счет музыкального ремесла, абсолютно не следят за условной бухгалтерией своей диджейской жизни.

Диджеинг – это такой же бизнес, как и например ларек с шаурмой. У вас есть различные доходы (заработок c сетов, продажа миксов / эдитов ), а так же различные расходы (оплата подписок на пулы, такси до заведений). Раз в пол-года / год есть крупные и запланированные траты в виде покупки нового оборудования, а чуть реже незапланированные, но тоже крупные траты в виде ремонта оборудования или покупки замены испорченному. Все эти моменты обязательно должны быть учтены в вашей «базе данных», чтобы вы наглядно видели , сколько вы зарабатываете, а сколько тратите.

Крупные компании с большими оборотами и сложными бухгалтерскими отчетами обычно используют специальные программы / сервисы – CRM-Системы. В нашем же случае будет достаточно хорошо-продуманной и настроенной (с автоматическими подсчетами и формулами) таблицы Numbers / Excel.

И да, мы вам такую сделали! Скачать можно будет совершенно бесплатно внизу статьи.

Зачем все это нужно?

1. Это дисциплинирует и развивает. Например, вы сможете четко видеть , в каких заведениях за прошедший год вы заработали больше, а в каких меньше. Увидите четкую цифру, сколько вы заработали за месяц, если вычесть расход на такси и диджейские пулы.
2. Это дает возможность проводить анализ над финансовой частью своей работы – принимать решения по поднятию стоимости часа игры или наоборот понижению.
3. В конце концов, это просто удобно!

Как выглядит таблица и как ей пользоваться?

Мы разработали таблицу на базе бесплатного ПО от Apple – Numbers. Эту программу можно бесплатно загрузить из магазина приложений App Store на Mac, Iphone или IPad. Кстати, на последнем устройстве вести такую табличку удобнее всего. Ниже прикладываем скриншоты уже заполненной таблицы, чтобы вы примерно могли увидеть как все будет выглядеть, если вы будете использовать данную псевдо-crm на постоянной основе.

Обратите внимание, что таблица наполнена автоматическими формулами и командами, поэтому сводки по типу “годовой заработок” или “средняя цена часа” высчитываются автоматически, исходя из всех данных внесенных в CRM (разрешите нам все же называть данный проект так).

Обучение – вкладки месяцев.

Открыв файл, вы увидите вкладки с названием месяцев – Январь, Февраль, Март… ну и так далее. Все эти страницы одинаковые и нужны для записи доходов и расходов по каждому месяцу.

Внутри каждой вкладки находится таблица, рассчитанная на 31 строку – 31 день в Месяце. Каждая строка отвечает за свою дату месяца. 1 – первое число месяца, 2 – второе число месяца, 3 – третье число месяца и так далее. Каждую строку необходимо заполнять каждый день (если в него конечно же что-то произошло, связанное с диджеингом).

Параметры которые вам необходимо будет указывать:

1. Заведение / Мероприятие – сюда вписывается название или адрес места, где вы отыграли сэт.
2. Длительность сэта (ч) – сюда вписывается длительность выступления в часах.
3. Комментарий (необязательно) – сюда можно вписать поясняющий комментарий, на который можно будет обратить внимание при просмотре таблицы через 3-4 месяца.
4. Моментальный доход – сумма, которую вы получили за свое выступление в рублях.
5. Моментальный расход – сумма, которую вы потратили для осуществления сэта. Например, в нашем примере это стоимость такси туда-обратно (по 500р в одну сторону). Вы можете указать стоимость билета на метро, стоимость залитого бензина, выпитого коктейля или например поставить 0, если вообще ничего не потратили.

Параметры, которые высчитываются автоматически:

1. Общий доход – это чистый заработок (моментальный доход минус моментальный расход).
2. Цена 1 часа работы – это чистая стоимость одного часа (за вычетом расходов, поделенных на количество часов). Данный пункт позволяет трезво взглянуть на ситуацию. Увидеть сколько именно вы принесете домой. Возможно если стоимость дороги до бара и обратно занимает слишком много, то стоит поднять цену выступления.

Обратите внимание на строку №5. В качестве примера указан сэт на дне рождении друга. Его тоже стоит вносить в таблицу. Вы ничего не заработали – пишите 0, зато потратили 1500 рублей на такси – вносите в графу моментальный расход – 1500. Это обязательно делать, ведь это тоже расход связанный с диджеингом.

Любые месячные траты, связанные с диджеингом (например покупка доступа на тот или иной музыкальный пул или оплата продвижения своей страницы в социальной сети, заказ обложки для микса и.т.п.) так же надо заносить в таблицу. Тип оплаты вы указываете в графе “комментарий”, а стоимость записываете в моментальный расход.

Автоматический итог месяца:

После каждого внесения новой информации в таблицу, автоматически пересчитывается финальный итог месяца – общее количество отыгранных часов, общий доход и общий расход. Глядя на эти показатели вы всегда можете видеть пропорцию своих расходов относительно доходов.

Вообще, считается что при подобном типе бизнеса, общий расход за месяц должен составлять не более 30% от общего дохода. Если же у вас в таблице расходов (такси / коктейли в баре / плата за испорченное оборудование) занимает более 50% дохода – стоит задаться вопросом, а все ли вы правильно делаете.

А теперь попробуйте еще раз взглянуть на пример полной таблицы месяца, проанализируйте как все это выглядит.

Обучение – вкладка глобальный расход.

Вкладка с названием из заголовка идет следом после последнего месяца – декабря.

Глобальный расход – это крупные траты, которые нельзя отнести к одному месяцу. Покупка оборудования, обучение в диджейской школе и тому подобное. Все это траты, которые вы запланировали и копили на них средства в течение нескольких месяцев.

На самом деле, это важнейший пункт нашей с вами CRM. Ошибка многих заключается в том, что они все 100% денег заработанных в диджеинге тратят назад на диджеинг – вкладывают в оборудование и обучение. Это неправильно, ведь как и любая работа, наше ремесло должно приносить чистый доход, на который мы будем жить – отдыхать, путешествовать, покупать бытовую электронику, дарить подарки близким, в общем вы поняли.

Обучение – вкладка годовой отчет.

Годовой отчет – это финальная сводка, статистика за весь год. Все высчитывается автоматически, исходя из данных внесенных в таблицу. Здесь можно увидеть сколько часов вы отыграли в тот или иной месяц, сколько заработали и сколько потратили, посмотреть статистику в виде графика. Ну и самое главное – увидеть сколько вы всего заработали за год.

Вердикт

Ничего сложного в этой таблице нет – вписываете место выступления, количество отыгранных часов, сколько заработали и сколько потратили. Все. Остальное за вас посчитает таблица. Удобнее всего заполнять эту таблицу с планшета или телефона. Лично у меня она находится на IPAD’e, а он всегда в рюкзаке. Пока еду домой с сета, вписываю всю информацию. Удобно.

Скачать

Готовый шаблон создан для программы “Numbers” – бесплатного редактора таблиц от Apple. Скачать данный софт вы можете через официальный магазин приложений Apple – App Store (На Mac / IPad / IPhone ). Возможно вы сможете открыть файл и в другой программе, но с вероятностью 50% автоматизация (формулы) там работать не будет, а следовательно весь смысл теряется.